Praktischer Anwendungsfall

Schritt 1
 

Viele Krankenhäuser werten im Rahmen ihres Liquiditätscontrollings die durchschnittliche Dauer zwischen Entlassung des Patienten und Rechnungsversand aus. So kann man einschätzen ob in diesem Bereich effizient gearbeitet wird oder ob es Verbesserungspotenziale gibt.

Allerdings hat diese Kennzahl – wie alle anderen – einen Nachteil: Sie kann zwar anzeigen, ob es im betrachteten Bereich ein Problem gibt oder nicht, sie kann aber nicht darstellen warum dieses, sofern vorhanden, auftritt.

Im Beispiel dauert die durchschnittliche Rechnung-stellung 27,1 Tage. Diese Kennzahl verrät dem Betrachter, dass das Haus ein Problem hat. Die Kennziffer sagt aber nichts darüber aus wo das Problem liegt und wo man ansetzen muss um die Dauer zu reduzieren.

 

     
Schritt 2
 

Der Grund für diese Informationslücke ist, dass eine Kennzahl nur eine stark vereinfachte Zusammenfassung eines komplexen (Teil-) Geschäftsprozesses ist und sie daher immer nur sehr rudimentäre Aus-künfte liefern kann.

In unserem Beispiel müssen Prozessschritte auf Station, im Medizincontrolling und der Abrechnung abgearbeitet werden bis eine Rechnung gestellt werden kann.


Der Patient muss aufgenommen werden, es müssen die Diagnosen angelegt und finalisiert werden, der Fall muss gegroupt werden und vieles mehr. Geschieht ein Schritt zu spät oder an der falschen Stelle, stockt der gesamte Ablauf und die Laufzeit verlängert sich.

 

     
Schritt 3
 

Wenn man diesen Prozess nur über eine Kennzahl betrachtet, schaut man aber wie durch ein Schlüsselloch auf den Geschäftsprozess.


Dadurch sieht man nur einen kleinen Teilausschnitt des Gesamtbildes, nämlich die Strecke zwischen Entlassung und Rechnungsstellung und vernachlässigt in der Betrachtung alles was davor oder dazwischen passiert.


Das führt dazu, dass bei rein kennzahlenbasiertem Controlling viele Informationen nicht berücksichtigt werden.

 

     
Schritt 4
 

Der Celonis Pathfinder dagegen bildet, basierend auf den in Datenbanken gespeicherten Zeitstempeln, den hinter der Kennzahl stehenden Ist-Prozess ab und zeigt so auf wo Flaschenhälse, Prozessabweichungen, usw. existieren. So hilft die Prozessanalyse mit dem Pathfinder die Ursachen der durchschnittlichen Laufzeit von über 27 Tage zu erklären.


Betrachtet man den Ist-Prozess, erkennt man, dass das was in der Theorie eigentlich ein relativ linearer Prozess sein sollte in der Realität ein Ablauf mit sehr vielen Prozessvarianten ist. So kann man zum Beispiel erkennen, dass bei einem gewissen Prozentsatz der Patientenfälle die Aufnahmediagnose erst nach Entlassung des Patienten ins System eingetragen wurde. Dadurch verzögert sich der Prozessablauf, da das Medizincontrolling ohne Diagnose nicht anfangen kann zu arbeiten.

 

   

 

Schritt 5
 

Störungen im Prozess kann man dann bequem mit Hilfe von Cockpit-Ansichten analysieren. In den Analyse-Cockpiten sieht man beispielsweise links den Ist-Prozess und rechts dazu passende BI-Komponen-ten wie etwa die Zahl der Patientenfällen aufgelöst nach Aufnahmeabteilung, Aufenthaltsdauer, Datum der Aufnahme, Abrechnungsstatus, usw.

 

     
Schritt 6
 

In diesen Cockpit-Ansichten ist jede Komponente frei filterbar. So kann man durch Mausklick beispielsweise die Fälle filtern, bei denen die Diagnose erst nach Entlassung ins IT-System kam.

So erkennt man dann in unserem Fall, dass dies besonders oft in der Pädiatrie passiert ist. Nun kann man weiter auf die Fälle filtern, die in der Pädiatrie aufgenommen wurden um die Verhältnissen in dieser Fachabteilung nachzuprüfen.

Anschließend kann man zum Beispiel auf die aktuellen Fälle des letzten Quartals einschränken und auch nur die Fälle auswählen, bei denen die Rechnungsstellung besonders lange gedauert hat.

 

     
Schritt 7
 

So konnte man am Ende in der Pädiatrie 22 Fälle (von ca. 17.000) filtern, die im letzten Quartal die Aufnahmediagnose erst nach Entlassung des Patienten ins Computersystem stellen und bei denen die Rechnungsstellung dann besonders lange gedauert hat.

 

     
Schritt 8
 

Diese 22 Fälle kann man dann in der Einzelfallansicht mit allen gewünschten Informationen zum Fall betrachten und auch als Liste ausdrucken um sie zum Beispiel mit dem Chefarzt der Pädiatrie zu diskutieren.

Sollte in der Analyse eine Auswertung (beispielsweise die Fallzahl nach Schwere der Nebendiagnosen) fehlen, so kann man diese einfach und schnell hinzufügen.